Justizverwaltungsvorschriften

 

Präambel

 

Für den Betrieb des Systems EPOS.NRW in den Budgeteinheiten der Justiz sind die Verwaltungsvorschriften, Konzepte und Richtlinien des Ministeriums der Finanzen des Landes Nordrhein-Westfalen maßgebend. Bei dem Betrieb und der Weiterentwicklung des Systems EPOS.NRW in den Budgeteinheiten der Justiz ist besonders auf ein ressourcenschonendes Vorgehen und die Wahrung der richterlichen Unabhängigkeit, der sachlichen Unabhängigkeit des Rechtspflegers, des Gewaltenteilungsgrundsatzes, des Justizgewährleistungsanspruchs sowie des Legalitätsprinzips zu achten.

 

A.

Ministerium der Justiz NRW

 

1.

Aufgaben des Ministeriums der Justiz NRW

Das Ministerium der Justiz NRW übernimmt die Verantwortung für den Betrieb des Systems EPOS.NRW in den Budgeteinheiten der Justiz und steht im Kontakt mit den zuständigen Leitstellen des Ministeriums der Finanzen. Zu seinen Aufgaben gehören auch die Information und Beteiligung des Lenkungskreises und der Zentralen Steuerungsgruppe sowie die Rolle der Zentralen (Kunden-)Ansprechperson im Sinne des Organisationskonzeptes für den Betrieb der Integrierten Verbundrechnung in den Behörden und Einrichtungen des Landes NRW des Ministeriums der Finanzen des Landes Nordrhein-Westfalen.

 

2.

Lenkungskreis

In Fragen von strategischer Bedeutung beteiligt das Ministerium der Justiz NRW den Lenkungskreis. Dieser wird aus den Leitungen der Mittelbehörden und der Aus- und Fortbildungseinrichtungen der Justiz sowie den Vorsitzenden der Hauptrichter-, Hauptpersonal- und Hauptschwerbehindertenvertretungen gebildet.

 

3.

Zentrale Steuerungsgruppe

In wesentlichen Fragen von grundsätzlicher oder übergreifender Bedeutung beteiligt das Ministerium der Justiz NRW die Zentrale Steuerungsgruppe. Fragen von übergreifender Bedeutung liegen insbesondere dann vor, wenn sie für die Sicherstellung der Einheitlichkeit des Haushalts- oder Rechnungswesens in den Budgeteinheiten der Justiz von Bedeutung sind. Die Zentrale Steuerungsgruppe wird aus jeweils einer Vertreterin oder einem Vertreter der Mittelbehörden, der Aus- und Fortbildungseinrichtungen der Justiz und der Hauptrichter-, Hauptpersonal- und Hauptschwerbehindertenvertretungen gebildet.

 

B.

Zentrum für integriertes Rechnungswesen mit dem System EPOS.NRW

in der Justiz des Landes Nordrhein-Westfalen (ZefiR)

 

1.

Betrieb

Bei den Oberlandesgerichten Hamm und Düsseldorf ist ein

 

„Zentrum für integriertes Rechnungswesen mit dem System EPOS.NRW

in der Justiz des Landes Nordrhein-Westfalen (ZefiR)“

 

eingerichtet.

 

2.

Aufbau

Das Zentrum für integriertes Rechnungswesen gliedert sich in drei Fachbereiche:

 

- Fachbereich I: Buchungs- und Kostenrechnungsservice (BKS)

- Fachbereich II: Zentrale Finanzbuchhaltung und zentrale Anlagenbuchhaltung im Programm EPOS.NRW (ZFA)

- Fachbereich III: Steuern

 

3.

Zielsetzung und Zuständigkeit

 

3.1

Zielsetzung

Das Zentrum für integriertes Rechnungswesen dient der technischen und fachlichen Sicherstellung eines koordinierten Betriebes des Systems EPOS.NRW in den Budgeteinheiten (BE) der Justiz (mit Ausnahme des Justizvollzugs).

 

3.2

Zuständigkeit

 

3.2.1

Das Zentrum für integriertes Rechnungswesen ist im Einzelnen für die folgenden Budgeteinheiten der Justiz des Landes Nordrhein-Westfalen zuständig:

 

- Ministerium der Justiz NRW (JM)

- Ordentliche Gerichtsbarkeit (OG)

- Staatsanwaltschaften (StA)

- Verwaltungsgerichtsbarkeit (VG)

- Finanzgerichtsbarkeit (FG)

- Arbeitsgerichtsbarkeit (ArbG)

- Sozialgerichtsbarkeit (SG)

- Aus- und Fortbildungseinrichtungen (AuF)

 

Darüber hinaus steht das Zentrum für integriertes Rechnungswesen dem Ministerium der Justiz NRW und den Gerichten, Staatsanwaltschaften und den Aus- und Fortbildungseinrichtungen (= Budgetuntereinheiten) in allen - die direkt das System EPOS.NRW betreffenden – technischen, fachlichen, steuerrechtlichen (insb. § 2b UStG) Fragen sowie den im Zusammenhang mit dem System EPOS.NRW zu koordinierenden Aufgaben beratend und unterstützend zur Verfügung.

 

3.2.2

Das Zentrum für integriertes Rechnungswesen hat die Aufgabe die Budgeteinheiten der Justiz (ohne Justizvollzug) bei dem Betrieb des Systems EPOS.NRW durch den Support zu unterstützen, sowie das Verfahren fachlich und technisch weiterzuentwickeln. Es wirkt auf die Beachtung der Verwaltungsvorschriften sowie der Richtlinien und Konzepte des Ministeriums der Finanzen des Landes Nordrhein-Westfalen hin und ist für die Sicherstellung der Einheitlichkeit des Haushalts- und Rechnungswesens in den Budgeteinheiten der Justiz verantwortlich.

 

Hierbei wird es von den Mittelbehörden der Justiz sowie den Aus- und Fortbildungseinrichtungen der Justiz unterstützt.

 

3.2.3

In den Steuerungsgruppen sind die Mittelbehörden bzw. die Aus- und Fortbildungseinrichtungen der jeweiligen Budgeteinheit sowie das Ministerium der Justiz NRW vertreten. Die jeweils zuständigen Richter-, Personal- und Schwerbehindertenvertretungen haben die Möglichkeit an den Sitzungen der Steuerungsgruppen beratend teilzunehmen.

 

Die Leitung des Zentrums für integriertes Rechnungswesen informiert die Steuerungsgruppen und die Vertreter der zuständigen Richter-, Personal- und Schwerbehindertenvertretungen über anstehende Systemveränderungen (Änderungen der KLR-Strukturen etc.). Bei Bedarf beruft diese die Steuerungsgruppen ein und leitet die Sitzungen. Das Zentrum für integriertes Rechnungswesen hat bei der Beteiligung der Steuerungsgruppen in besonderem Maße auf ein ressourcenschonendes Vorgehen zu achten. So ist bei geringfügigen – nicht ausschließlich redaktionellen - Änderungen eine schriftliche Beteiligung der Steuerungsgruppen sowie der jeweils zuständigen Richter-, Personal- und Schwerbehindertenvertretungen ausreichend, wenn nicht von dort Bedarf an der Einberufung einer Steuerungsgruppensitzung mitgeteilt wird. Ausschließlich redaktionelle Änderungen (z. B. Änderungen von Bezeichnungen und Numeriken) sind den betroffenen Budgeteinheiten mitzuteilen.

 

Das Zentrum für integriertes Rechnungswesen trifft wesentliche Entscheidungen im Einvernehmen mit der Steuerungsgruppe, soweit die in ihr vertretenen Behörden von der Entscheidung betroffen sind. Kann eine Einigung nicht herbeigeführt werden, entscheidet das Ministerium der Justiz NRW. Das Zentrum für integriertes Rechnungswesen hat darauf hinzuwirken, dass in mitwirkungs- oder mitbestimmungspflichtigen Angelegenheiten die zuständige Dienststelle das Beteiligungsverfahren rechtzeitig einleitet.

 

4.

Aufgaben Fachbereich I

Buchungs- und Kostenrechnungsservice

 

Die Aufgaben ergeben sich insbesondere aus der fachlichen SAP-Rolle Buchungs- und Kostenrechnungsservice (BKS) gemäß dem jeweils gültigen Organisationskonzept für den Betrieb der integrierten Verbundrechnung in den Behörden und Einrichtungen des Landes NRW des Ministeriums der Finanzen des Landes Nordrhein-Westfalen.

 

4.1

Integriertes Rechnungswesen (integrierte Verbundrechnung):

 

Hierzu gehören im Wesentlichen

 

4.1.1  

Aufgaben, die einheitlich an einer zentralen Stelle für die gesamte Budgeteinheit vorgenommen werden müssen,

 

4.1.2  

alle periodisch wiederkehrenden Aufgaben, die einheitlich an einer zentralen Stelle in einer Budgeteinheit vorgenommen werden müssen (z. B. Monats- und Jahresabschlüsse sowie Jahresvermögensrechnungen nach Maßgabe des jeweiligen Haushaltsaufstellungserlasses, ggf. Periodensteuerung, Protokollprüfung im Rahmen der Jobsteuerung),

 

4.1.3  

die Erstellung von buchhalterischen Handlungsanweisungen zum integrierten Rechnungswesen,

 

4.1.4  

aktive Maßnahmen zur Einhaltung der zentralen Vorgaben aus dem Ministerium der Justiz/Ministerium der Finanzen des Landes Nordrhein-Westfalen (z.B. Buchungsvorschriften) sowie zur Sicherstellung der Einheitlichkeit der Buchhaltung und Kostenrechnung innerhalb der Budgeteinheit und - soweit möglich - zwischen den Budgeteinheiten (z. B. Erstellung und Prüfung der Einhaltung von Kontierungsvorgaben),

 

4.1.5  

die Unterstützung des Ministeriums der Justiz bei der

- betriebswirtschaftlichen Aufklärung von haushalterischen Sachverhalten,

- Erstellung von ad hoc-Berichten aus den im System EPOS.NRW verfügbaren

Standardberichten,

- Erarbeitung konzeptioneller Anpassungen und Weiterentwicklungen.

 

4.2

Support

Das Beratungstelefon Informationstechnik (BIT) des Zentralen IT-Dienstleister der Justiz (ITD) ist die zentrale Anlaufstelle für Fragen der Anwenderinnen und Anwender des Systems EPOS.NRW.

 

4.2.1

1st.Level-Support

Der 1st-Level-Support wird durch das Beratungstelefon Informationstechnik (BIT) und den BKS gemeinsam wahrgenommen.

Das BIT nimmt als Kontaktstelle die Fragen auf.

Technische Fragestellungen klärt das BIT weitestgehend eigenständig innerhalb des Zentralen IT-Dienstleister der Justiz (ITD). Bei der Lösung schwieriger und seltener Fragestellungen unterstützt der BKS das BIT/den ITD.

Fachliche Fragestellungen zu dem System EPOS.NRW sowie Fragen mit steuerlichem Bezug (insb. im Zusammenhang mit der Umsatzbesteuerung juristischer Personen des öffentlichen Rechts nach § 2b UStG) werden durch das BIT aufgenommen und zur eigenständigen Klärung direkt an das Zentrum für integriertes Rechnungswesen weitergeleitet.

 

4.2.2

2nd-Level-Support

Fragen, die durch den 1st-Level-Support nicht gelöst werden können, werden ausschließlich durch das Zentrum für integriertes Rechnungswesen an den 2nd-Level-Support, bei IT.NRW, weitergeleitet.

 

4.2.3

Allgemeine Grundsätze

Der BKS und der ITD wirken partnerschaftlich zusammen, vor allem im Bereich des Know-How-Transfers.

Der Support umfasst auch die IT-Anlagenbuchhaltung, die gemäß Ziffer 5.1 dem ITD beim OLG Köln übertragen worden ist.

 

4.3

Unterstützung von Verfahrenspflegestellen

Der BKS unterstützt fachlich die Verfahrenspflegestellen der in der Justiz des Landes Nordrhein-Westfalen eingesetzten oder geplanten Fach- oder Vorverfahren beim Betrieb der Schnittstellen zum System EPOS.NRW. Er wirkt weiterhin fachlich bei der Erstellung, Pflege und Weiterentwicklung von ggf. erforderlichen Schnittstellen zwischen Fach- oder Vorverfahren und dem System EPOS.NRW in Abstimmung mit IT NRW mit. Zudem unterstützt er das Ministerium der Justiz NRW bei der Erstellung von Anforderungen an IT NRW.

 

4.4

Weiterentwicklung des Systems EPOS.NRW

Der BKS unterstützt und berät das Ministerium der Justiz NRW bei der Weiterentwicklung des integrierten Rechnungswesens und des Finanz-Controllings.

 

4.5

Unterstützung des Geschäftsbereichs

Die Beschäftigten des BKS unterstützen insbesondere bei Monats- und Jahresabschlusstätigkeiten die einzelnen Rolleninhaberinnen und Rolleninhaber der Budgetuntereinheiten, ohne dass sie die Tätigkeiten in deren zugewiesenen fachlichen Rollen primär ausüben. Der BKS bedient sich dazu verschiedener Instrumente (Workshops, Chat- oder Aufschalttechnik, Vor-Ort-Service etc.) unter Beachtung der Supportstrukturen.

 

Der BKS nimmt die ihm übertragenen Aufgabenbereiche eigenständig wahr. Einzelangelegenheiten von grundsätzlicher Bedeutung bedürfen der Abstimmung mit dem Ministerium der Justiz NRW

 

5.

Aufgaben Fachbereich II

Anlagenbuchhaltung/Finanzbuchhaltung

 

5.1

Anlagenbuchhaltung

Die Anlagenbuchhaltung (ohne IT-Anlagen) gemäß den Delta-Konzepten zu den IT-Feinkonzepten des Systems EPOS.NRW in der jeweils gültigen Fassung wird in allen unter Ziffer 3.2.1 genannten Budgeteinheiten der Justiz beim Zentrum für integriertes Rechnungswesen zentralisiert. Die Anlagenbuchhaltung für die aus den zentralen IT-Mitteln beschafften Anlagegüter ist dem zentralen IT-Dienstleister der Justiz des Landes Nordrhein-Westfalen bei dem Oberlandesgericht Köln (ITD) durch das Ministerium der Justiz NRW gesondert übertragen worden. Sie gehört nicht zu den Aufgaben des Zentrums für integriertes Rechnungswesen und unterliegt nicht den Regelungen dieser AV.

 

5.2

Finanzbuchhaltung

Die Finanzbuchhaltung gemäß den Delta-Konzepten zu den IT-Feinkonzepten des Systems EPOS.NRW in der jeweils gültigen Fassung wird in allen unter Ziffer 3.2.1 genannten Budgeteinheiten der Justiz beim Zentrum für integriertes Rechnungswesen zentralisiert.

 

Im Rahmen der zentralen Finanzbuchhaltung sind zudem die Sachkontenbuchungen im System EPOS.NRW zu den Monats- und Jahresabschlüssen der Zahlstellen vorzunehmen.

 

6.

Aufgaben Fachbereich III

Steuern

 

Der Fachbereich Steuern unterstützt die Behörden der Justiz des Landes NRW der in Abschnitt 3.2.1 aufgeführten Budgeteinheiten bei der Bewertung steuerlicher Fragestellungen. Er ist erster Anlaufpunkt für die (rechtliche) Bewertung von steuerlichen Sachverhalten (insb. im Hinblick auf umsatzsteuerrechtliche Sachverhalte) und deren systemtechnischen Umsetzung. Er erarbeitet bei neu aufkommenden steuerlichen Sachverhalten eigenständige Bewertungsvorschläge und stimmt diese mit dem Ministerium der Justiz NRW ab.

 

Zudem erstellt und aktualisiert der Fachbereich Steuern Anwenderinformationen und -hilfen zur Behandlung (umsatz-)steuerlicher Sachverhalte in der Praxis. Darüber hinaus ist der Fachbereich zuständig für die Durchführung von Schulungen der Buchungsberechtigten und Anordnungsbefugten des Systems EPOS.NRW bezogen auf die Erfassung und Beurteilung von (umsatz-)steuerlichen Sachverhalten.

 

Der Fachbereich Steuern steht den Fachbereichen I (Buchungs- und Kostenrechnungsservice) und II (Anlagenbuchhaltung/Finanzbuchhaltung) hinsichtlich der Bearbeitung von fachlichen Fragestellungen mit steuerlichem Bezug unterstützend zur Verfügung.

 

Zusätzlich unterstützt der Fachbereich Steuern das Ministerium der Justiz NRW bei der Erarbeitung konzeptioneller Anpassungen und Weiterentwicklungen.

 

Der Fachbereich Steuern nimmt die ihm übertragenen Aufgabenbereiche eigenständig wahr. Einzelangelegenheiten von grundsätzlicher Bedeutung bedürfen der Abstimmung mit dem Ministerium der Justiz NRW.

 

7.

Organisation und Personal

 

7.1

Organisation des Zentrums für integriertes Rechnungswesen (ZefiR)

Die Organisation und der Betrieb des Zentrums für integriertes Rechnungswesen sind eine gemeinsame Aufgabe der Oberlandesgerichte Düsseldorf und Hamm. Die Leitung des Zentrums für integriertes Rechnungswesen wird dem Oberlandesgericht Hamm übertragen.

 

Die Leitung des Zentrums trägt die Verantwortung für den koordinierten und wirtschaftlichen Betrieb des Systems EPOS.NRW in den Budgeteinheiten der Justiz, mit Ausnahme des Justizvollzugs. In Angelegenheiten von grundsätzlicher Bedeutung hat sie das Benehmen mit dem Ministerium der Justiz NRW herzustellen.

 

Die Bestellung der Leitung des Zentrums für integriertes Rechnungswesen sowie der Stellvertretung erfolgt durch den Präsidenten oder die Präsidentin des Oberlandesgerichts Hamm im Benehmen mit dem Ministerium der Justiz NRW. Die Präsidentin oder der Präsident des Oberlandesgerichts Hamm ist unmittelbarer Dienstvorgesetzter der Leiterin oder des Leiters des Zentrums für integriertes Rechnungswesen. Die Dienstaufsicht über die übrigen Beschäftigten des Zentrums für integriertes Rechnungswesen verbleibt bei der Präsidentin bzw. dem Präsidenten der Oberlandesgerichte Hamm und Düsseldorf.

 

Die Fachaufsicht über die Beschäftigten des Zentrums für integriertes Rechnungswesen obliegt der Leitung des Zentrums für integriertes Rechnungswesen. Die Fachaufsicht über das Zentrum für integriertes Rechnungswesen obliegt dem Ministerium der Justiz NRW.

 

Die Präsidentin oder der Präsident des Oberlandesgerichts Hamm regelt die Geschäftsverteilung des Zentrums für integriertes Rechnungswesen im Einvernehmen mit der Präsidentin oder dem Präsidenten des Oberlandesgerichts Düsseldorf und mit dem Ministerium der Justiz NRW. Die Interessen der anderen Mittelbehörden sowie der Aus- und Fortbildungseinrichtungen sind zu wahren. Bei der Geschäftsverteilung soll berücksichtigt werden, mit welchen Budgeteinheiten oder Gerichtsbezirken die Beschäftigten besonders vertraut sind.

 

Der Leitung des Zentrums für integriertes Rechnungswesen obliegen insoweit die Planung und Organisation des Personaleinsatzes der Beschäftigten. In Grundsatzangelegenheiten ist das Benehmen mit dem Ministerium der Justiz NRW herzustellen.

 

Das Zentrum für integriertes Rechnungswesen unterrichtet das Ministerium der Justiz NRW über Angelegenheiten von grundsätzlicher Bedeutung. Das Ministerium der Justiz NRW ist ebenfalls zu unterrichten, wenn Leistungen aufgrund fehlender Mitwirkung nicht oder erst verspätet erbracht werden konnten.

 

7.2

Personal

Die Auswahl der Beschäftigten des Zentrums für integriertes Rechnungswesen, die in dem Geschäftsbereich der Präsidentin oder des Präsidenten des Oberlandesgerichts Düsseldorf tätig ist oder tätig sein wird, erfolgt durch die oder den jeweiligen Dienstvorgesetzten im Einvernehmen mit der Leitung des Zentrums für integriertes Rechnungswesen.

 

Die oder der andere Dienstvorgesetzte unterstützt die Leitung des Zentrums für integriertes Rechnungswesen bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben.

 

Den Beschäftigten, denen die fachliche SAP-Rolle "Buchungs- und Kostenrechnungsservice" und ggf. weitere Supportrollen nach 2.7. des gültigen Organisationskonzepts für den Betrieb der integrierten Verbundrechnung in den Behörden und Einrichtungen des Landes NRW -BOK IVR- mit Ausnahme der Rolle Anforderungsmanagement zugewiesen ist, sollen grundsätzlich keine anderen fachlichen Rollen im Sinne des BOK IVR zugewiesen werden. Ausgenommen hiervon sind die aufgrund der Zentralisierung Anlagenbuchhaltung und der Finanzbuchhaltung (Ziffer 5.1 und 5.2) notwendigen fachlichen Rollen. Die Leitung des Zentrums für integriertes Rechnungswesen kann Ausnahmen von diesem Grundsatz zulassen. Die zugewiesenen Rollen sind in geeigneter Form zu dokumentieren. Eine Rollenvergabe ist nur insoweit zulässig, wie diese nicht gegen die Rollenkombinationsmöglichkeiten des Organisationskonzepts für den Betrieb der integrierten Verbundrechnung in den Behörden und Einrichtungen des Landes NRW -BOK IVR- in der jeweils geltenden Fassung verstößt. Die Vergabe der fachlichen Rollen an die Beschäftigten des Zentrums für integriertes Rechnungswesen erfolgt durch die Leitung des Zentrums für integriertes Rechnungswesen. Die Vertretung erfolgt innerhalb des Zentrums für integriertes Rechnungswesen.

 

Alle Beschäftigten, denen die fachliche SAP-Rolle "Buchungs- und Kostenrechnungsservice" innerhalb des Zuständigkeitsbereichs gem. Ziff. 4 zugewiesen ist, bilden unabhängig davon, wo sich ihre Dienststelle bzw. Arbeitsstätte befindet, eine einheitliche Buchungs- und Kostenrechnungs-Serviceeinheit.

 

Die Beschäftigten sind im notwendigen Umfang für ihre Tätigkeit zu schulen und bedarfsgerecht fortzubilden.

 

7.3

Bezeichnung im Schriftverkehr

Die Beschäftigten des Zentrums für integriertes Rechnungswesen führen im Schriftverkehr die Bezeichnung "Die Präsidentin des Oberlandesgerichts“ oder „Der Präsident des Oberlandesgerichts“ mit dem Zusatz „Zentrum für integriertes Rechnungswesen“.

 

8.

Beteiligung

 

Das Zentrum für integriertes Rechnungswesen beteiligt die Mittelbehörden der jeweiligen Budgeteinheit bzw. die Aus- und Fortbildungseinrichtungen bei der Bearbeitung von Grundsatz- und Einzelangelegenheiten. Die einzelnen Justizbehörden können in geeigneter Weise schriftlich, fernmündlich, in digitaler Form oder im Rahmen von regelmäßigen sowie anlassbezogenen Dienstbesprechungen beteiligt werden.

 

Das Zentrum für integriertes Rechnungswesen steht für den Betrieb des Systems EPOS.NRW in unmittelbaren Kontakt mit IT.NRW.

 

9.

In-Kraft-Treten

 

Diese AV tritt am Tag der Verkündung in Kraft. Zugleich tritt die AV des JM vom 6. Juni 2018 außer Kraft.